Mỗi người được sinh ra vốn dĩ không ai giống ai. Kể cả là anh em một nhà hay là sinh đôi đi chăng nữa. Họ có các mối quan hệ khác nhau, có cuộc sống khác nhau, địa vị khác nhau… Duy có một thứ trên đời này ai cũng như ai đó là thời gian. Mỗi người một ngày có đúng 24 giờ không hơn không kém, nhưng có người vừa thảnh thơi mà vẫn thành công, có người lại tất bật từ sáng sớm đến tối muộn mà vẫn còn rất nhiều việc cần phải hoàn thành.
Bời vì thời gian là công bằng với tất cả mọi người, không phân biệt khỏe yếu, giầu nghèo, sang hèn, nên ai biết quản lý thời gian của mình một cách hợp lý thì sẽ có cuộc sống hạnh phúc hơn. Vậy bạn đã bao giờ nghĩ mình đã làm gì với 24 giờ một ngày của mình hay chưa? Theo tôi rất nhiều người đang dùng thời gian quý báu của mình để thực hiện những mong muốn của người khác.
Hôm nay khi dạo chơi trên núi cùng sư phụ Lợi Nhân, người đã đề cập đến vấn đề quản lý thời gian của một cá nhân. Thiết nghĩ nó thực sự hữu ích cho bất cứ ai muốn một cuộc sống hạnh phúc hơn. Xin chia sẻ với mọi người những điều tôi nghe được.
***
Một trong những phương pháp quản lý thời gian vô cùng hiệu quả bạn có thể áp dụng là Ma trận Eisenhower. Eisenhower là tên vị tổng thống đời thứ 34 của nước Mỹ. Ông là người sáng tạo ra phương pháp này và đã sử dụng rất hiệu quả với lịch làm việc bận rộn của mình. Bạn có thể áp dụng nó để lên kế hoạch cho những việc làm hàng ngày, hàng tháng và cho các mục tiêu dài hạn của cuộc đời.
Về cơ bản, ma trận Eisenhower gồm có 4 phần:
P1: Việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp
P2: Việc quan trọng và khẩn cấp
P3: Việc khẩn cấp, nhưng không quan trọng
P4: Việc không quan trọng và không khẩn cấp
Trước tiên, muốn phân bổ công việc vào đúng ô trong ma trận Eisenhower chúng ta cần định nghĩa thế nào là Quan trọng và Khẩn cấp.
Công việc quan trọng là những công việc mang tính lâu dài, hướng đến mục tiêu, giá trị cần đạt được, có thể không cần thực hiện trong ngày một ngày hai.
Công việc khẩn cấp là những nhiệm vụ mang tính cấp bách, cần thực hiện ngay lập tức dù có khi bạn chưa sẵn sàng cho việc đó.
P1: Việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp
Người xưa cho rằng những việc đại sự đối với một người đàn ông gồm: Tậu trâu, cưới vợ, làm nhà.
Chúng ta có thể hiểu Tậu trâu là có công cụ sản xuất, có nghề nghiệp ổn định. Sau đó mới nghĩ tới chuyện lấy vợ. Lấy được một người vợ đảm đang, biết vun vén cho gia đình thì người đàn ông cũng dễ thành công hơn trong sự nghiệp. Đại sự sau cùng là xây nhà. Các cụ thường bảo có an cư thì mới lạc nghiệp được.
Đại sự là việc cả đời, cực kỳ quan trọng nhưng không cần làm gấp. Nhưng để làm được đại sự thì điều kiện đầu tiên và quan trọng nhất thiết nghĩ phải là có một sức khỏe thật tốt. Không có sức khỏe thì sẽ chẳng làm được việc gì cả. Sách “Hoàng đế nội kinh” có viết: người có sức khỏe là người có đạo đức, người không có sức khỏe là người không có đạo đức. Vậy hãy dành cho việc chăm sóc sức khỏe một khoảng thời gian xứng đáng với vai trò của nó.
Cần đầu tư từ 60% – 65% quỹ thời gian của bạn cho những việc này.
P2: Việc quan trọng và khẩn cấp (khủng hoảng)
Là những việc bạn phải làm ngay, thường có 2 loại được xếp vào nhóm này:
- Xảy ra không đoán trước được: Một cuộc họp bất ngờ, một công việc phát sinh như đưa người thân đi bệnh viện gấp.
- Có thể dự báo và dự phòng được nhưng do trì hoãn, không chuẩn bị để tới sát hạn chót mới làm: Đến hạn trả lãi ngân hàng, soạn bài thuyết trình, ôn thi sát ngày thi…
Trường hợp những công việc thuộc loại hai (có thể dự báo – dự phòng), bạn có thể giảm thiểu bằng cách chuyển sang việc P1, tốt nhất đừng nên trì hoãn. Nếu những việc này bạn không thể dự báo và dự phòng trước, rất có thể chúng sẽ khiến bạn rơi vào hoàn cảnh khủng hoảng nghiêm trọng. Lúc đó bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để giải quyết mà hiệu quả có khi chẳng được bao nhiêu.
Với những việc làm thuộc nhóm P2, bạn cần dành từ 15-20% quỹ thời gian để hoàn thành.
P3: Việc khẩn cấp, nhưng không quan trọng
Ví dụ như việc ma chay, cưới xin, hay một người bạn nhờ giúp đỡ, sếp giao cho bạn một việc không thuộc trách nhiệm của bạn…
Những việc này không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được. Hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt, nếu có thể hãy nhờ một người khác làm giúp bạn những việc này, và chỉ nên dành 10-15% trong quỹ thời gian của bạn.
P4: Việc không quan trọng và không khẩn cấp
Những việc làm lãng phí thời gian như lướt Facebook, xem phim, giải trí, nói chuyện phiếm hay nhậu nhẹt…bạn nên bỏ qua hoặc chỉ dành dưới 5% quỹ thời gian cho chúng. Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi bản thân những câu như: Xem bộ phim này có giúp gì được cho tôi trong việc hoàn thành những mục tiêu quan trọng không? Tôi còn việc gì quan trọng cần hoàn thành không? Người lười biếng luôn đưa ra lý do để biện hộ cho mình, kẻ thất bại không bao giờ dám thay đổi bản thân.
***
Xin kể một câu chuyện thay lời kết:
Học trò: Thưa thầy, tại sao những đồi núi thấp thường có hình thon tròn, trong khi núi cao thì thường nhấp nhô, lồi lõm?
Sư phụ: Ở đời, khi muốn đứng trên người khác hay muốn thực hiện được những hoài bão lớn lao, thì anh không thể toàn vẹn được mọi điều. Nếu anh toàn vẹn được mọi điều thì cũng chỉ như ngọn đồi tròn trịa kia mà thôi. Còn khi anh quyết chí thực hiện những hoài bão của mình thì anh phải chấp nhận khiếm khuyết để có thể vươn cao như đỉnh núi lồi lõm kia. Đừng dành thời gian quý báu của mình chỉ để thỏa mãn kẻ khác hay những thú vui tầm thường của bản thân.
TCM.
